برابر ماده 16 قانون تجارت در نقاطی که وزارت دادگستری لازم بداند دفتری به نام دفتر ثبت تجاری تشکیل می دهد و هدف از تاسیس چنین دفتری اینست که امور تجاری تحت نظم و انتظام و ضوابطی باشد و برای این منظور اسم تجار و نوع فعالیت تجاری آن ها در دفتر مزبور ضبط می گردد و کلیه اشخاصی که به امر تجارت اشتغال دارند خواه ایرانی بوده و خواه بیگانه باید در مدتی که تعیین گردیده اسم خود را در آن دفتر ثبت نمایند و در صورت تخلف به جزای نقدی از 200 ریال تا 2000 ریال محکوم می شوند و البته کسبه جزء از انجام این اعمال یعنی ثبت اسم خود معاف می باشند.
هر بازرگان یا رئیس بنگاه بازرگانی و یا شرکت تجاری که اسم خود را در دفاتر  ثبت تجاری و اظهارنامه تنظیم می نماید مکلف به رعایت امور ذیل می باشد :
1- در سرلوحه کاغذهای تجاری و صورت حساب های فروش و یادداشت ها و برگ های سفید و هر نوع اسناد و مطبوعات تجاری که مورد استفاده وی می باشد عنوان تجاری و شماره ثبت دفتر را قید نماید.
2- هر گونه تغییر و تبدیلی که در مفاد بندهای اظهارنامه بندهای اظهارنامه به عمل آید ظرف سه روز آن تغییرات را در سه نسخه تهیه و به دفتر ثبت تجاری محل ارسال دارد تا در سوابق منعکس و مراتب به وزارت بازرگانی اعلام شود.
3- در صورتی که دچار توقف یا انحلال گردد نیز به همین ترتیب باید اقدام نماید.
4- در صورتی که مرکز اصلی شرکت یا شعبه آن و یا تجارتخانه و یا بنگاه تغییر یابد بایستی چگونگی آن به متصدی دفتر ثبت تجاری اعلام شود تا آن تغییرات را در سوابق درج نماید و گواهی مربوط به اطلاعات لازم را به اظهارکننده تسلیم دارد تا بتواند آن را در دفتر ثبت تجاری جدید ثبت کند.
5- در صورت فوت تاجر یا رئیس بنگاه یا مدیر شرکت، قائم مقام او مکلف است حداکثر تا مدت شش ماه مراتب را به دفتر ثبت تجاری اطلاع دهد.
6- قائم مقام مزبور باید وضعیت شرکت یا تجارتخانه یا بنگاه را نیز مشخص نماید که پس از فوت تاجر یا رئیس بنگاه هیئت مدیره چه تصمیماتی اتخاذ نموده است. به این معنی که آیا شرکت برچیده شده است یا این که عملیات وسیله و ارث یا قائم مقام قانونی آن ها تعقیب می شود.
7- در صورت ادامه فعالیت، قائم مقام متوفی باید در دفتر ثبت تجاری محل حضور یابد و اطلاعات لازم را جهت درج در اظهارنامه در اختیار متصدی دفتر قرار دهد.
8- پس از این اقدامات متصدی دفتر ثبت تجاری ضمن ثبت تغییرات جدید یک نسخه از اظهارنامه را که حاوی تغییرات است به اظهارکننده و نسخه دیگر را به وزارت بازرگانی ارسال خواهد نمود.
9- نظارت بر اجرای این موارد در تهران به عهده اداره ثبت شرکت ها و در شهرستان ها به عهده ادارات ثبت محل می باشد.
10- لازم به توضیح است که برابر بند ه تبصره قانون بودجه سال 1363 کل کشور حق الثبت و پلمپ دفاتر تجاری موضوع ماده 11 قانون تجارت به استثنای بهای تقاضانامه و اظهارنامه پلمپ به ازاء هر یکصد صفحه دفتر تجاری دویست ریال کسر صد صفحه اول و حداقل حق الثبت بکصد صفحه دویست ریال محاسبه می شود و برابر قانون وصول برخی از درآمدهای دولت و مصرف آن در موارد معین مصوب 28 / 12 / 73 هر صد صفحه به مبلغ ( 3500 ) ریال افزایش یافته است.

تصفیه عبارت است از خاتمه دادن به کارهای جاری شرکت، اجرای تعهدات و وصول مطالبات شرکت،انجام معاملات جدید.هر گاه برای اجرای تعهدات شرکت لازم باشد،نقد کردن دارایی شرکت،پرداخت بدهی های شرکت و تقسیم باقی مانده دارایی آن بین شرکاء
تصفیه شرکت ها ممکن است ناشی از 1/ بطلان شرکت یا 2/ انحلال شرکت باشد.
1. در صورتی که تصفیه شرکت ناشی از انحلال باشد، این انحلال ممکن است ناشی از 1/ ورشکستگی باشد یا 2/ ناشی از سایر اسباب انحلال.
2. اگر تصفیه ناشی از ورشکستگی باشد، تابع مقررات مذکور در فصل ورشکستگی است، اما اگر تصفیه ناشی از سایر اسباب باشد به شرح ذیل است. ( ماده 202 ق. ت )
متصدی تصفیه
1. در شرکت های تضامنی، نسبی ، مختلط سهامی و مختلط غیرسهامی با مدیر یا مدیران شرکت است، مگر آن که شرکاء ضامن اشخاص دیگری را تعیین کنند. ( ماده 203 ق. ت )
2. در این شرکت ها اگر بین شرکاء ضامن اختلاف ایجاد شود، محکمه بدایت ( دادگاه عمومی بدوی ) اشخاصی را برای تصفیه تعیین می کند. ( ماده 204 ق. ت )
3. شرکاء غیرضامن حق دارند، برای نظارت در امور تصفیه اشخاصی را تعیین نمایند. ( ماده 206 ق. ت )
4. در شرکت با مسئولیت محدود و تعاونی با مدیران شرکت است مگر آن که اساسنامه یا اکثریت مجمع عمومی ترتیب دیگری مقرر نمایند. ( ماده 213 ق. ت )

    روند تصفیه

مطالب ذیل درباره روند تصفیه در اقسام شرکت های تجاری می باشد :
1. وظیفه متصدی تصفیه، خاتمه دادن به کارهای جاری شرکت ، اجرای تعهدات ، وصول مطالبات و تقسیم دارایی شرکت است. ( ماده 207 ق. ت )
2. در صورت نیاز به معاملات جدید برای شرکت، متصدیان تصفیه از جانب شرکت معاملات را منعقد می کنند. ( ماده 208 ق. ت )
3. در صورت نیاز متصدیان تصفیه حق دارند که از جانب شرکت اقدام به اقامه دعوی نمایند. ( ماده 209 ق. ت )
4. در صورتی که متصدیان تصفیه بخواهند اختلافات شرکت را به داوری بسپارند یا آن ها را به واسطه صلح و سازش خاتمه دهند، باید از جانب شرکاء ضامن، اجازه این کار را کسب کنند. البته در شرکت های بامسئولیت محدود و تعاونی این اجازه باید توسط اساسنامه یا مجمع عمومی به آن ها داده شده باشد. البته مواردی که ارجاع امر به داوری اجباری است، مانند اختلافات بورسی از این قاعده مستثنی است. ( ماده 210 ق. ت )
5. اگر بخشی از دارایی شرکت مورد احتیاج نباشد می توان قبل از ختم تصفیه بین شرکاء تقسیم نمود. اما متصدیان تصفیه باید معادل دیون شرکت یا معادل مبالغ مورد اختلاف بین شرکاء را نگه داشته باشند. ( ماده 211 ق. ت )
6. سهم هر یک از شرکاء و حساب آن ها نسبت به یکدیگر توسط متصدیان تصفیه روشن می شود. ( ماده 212 ق. ت )
7. تقسیم دارایی های شرکت های بامسئولیت محدود و تعاونی بین شرکاء ، چه قبل از ختم تصفیه و چه بعد از آن، ممکن نیست مگر آن که قبلاَ 3 مرتبه در روزنامه رسمی و یکی از جراید آگهی گردد و یک سال از تاریخ انتشار اولین آگهی در روزنامه رسمی بگذرد. ( ماده 215 ق. ت )
8. در صورت بروز اختلاف در تقسیم اموال شرکت بین شرکاء، رفع اختلاف با محکمه بدایت ( دادگاه عمومی بدوی ) می باشد. ( ماده 212 ق. ت )
9. پس از ختم تصفیه باید تا ده سال دفاتر شرکت با نظر مدیر ثبت اسناد در محل معینی نگهداری شود. ( ماده 217 ق. ت )

همه امور ثبت تغییرات شرکت اعم از غیرنام شرکت، تغییر موضوع فعالیت، تغییر آدرس، افزایش یا کاهش سرمایه،تبدیل سهام به بانام و یا بی نام، افزایش یا کاهش تعداد مدیران شرکت و … در ثبت بیست به صورت تخصصی انجام می شود.
ثبت تغییرات شرکت
همه تغییرات و تصمیمات شرکت ها طی مجمع عمومی عادی یا مجمع عمومی فوق العاده و یا در جلسات هیأت مدیره برای ثبت تغییرات انجام می پذیرد.
 
نکته : چنانچه مجمع عمومی عادی در ۴ ماه اول پس از پایان سال مالی تشکیل گردد «عادی سالیانه » و در ماههای دیگر «عادی به طور فوق العاده» نامیده خواهد شد.
 
الف – اختیارات مجمع عمومی فوق العاده:
 
۱-افزایش یا کاهش سرمایه
 
۲-تغییر در مفاد اساسنامه که می تواند شامل : تغیرنام شرکت، تغییر موضوع فعالیت، تغییر آدرس، افزایش یا کاهش سرمایه،تبدیل سهام به بانام و یا بی نام، افزایش یا کاهش تعداد مدیران شرکت، تغییر در حد نصاب لازم جهت تشکیل مجامع و سایر مواردی که طبق قانون تجارت می توان در اساسنامه تغییر ایجاد نمود.
 
۳-انحلال شرکت
 
ب- اختیارات مجمع عمومی عادی :
 
سایر مواردی که جزو اختیارات مجمع عمومی فوق العاده نمی باشد رد صلاحیت مجمع عمومی عادی است که از جمله شامل : تعیین اعضاء هیئت مدیره ( اصلی و علی البدل) تعیین بازرسین (اصلی و علی البدل) ، تصویب بیلان مالی، تعیین پاداش مدیران و …

مؤسسات غیر تجاری مؤسساتی هستند که فعالیت تجاری انجام نمی دهند بر طبق ماده 1 آئین نامه اصلاحی ثبت تشکیلات و مؤسسات غیر تجاری مقصود کلیه تشکیلات و مؤسسات است که برای مقاصد غیر تجاری از قبیل امور علمی و ادبی یا امور خیریه و امثال آن تشکیل می شود اعم از آنکه مؤسسین و تشکیل دهندگان قصد انتفاع داشته و یا نداشته باشند. مدارک مورد نیاز دو نسخه تقاضا نامه همراه با دو نسخه اساسنامه و صورت جلسه مجمع عمومی مؤسسین،کپی مصدق شناسنامه مؤسسین،تقاضانامه حاوی مشخصات نام،موضوع،تابعیت،مرکز،اسامی مؤسسین،تاریخ تشکیل مدیر،یا مدیران اشخاصی که در مؤسسه حق امضاء دارند،دارائی مؤسسه،آدرس شعبه ،نام مدیر،مدیران شعبه می باشد که توسط مؤسسین امضاء می شود. در نسخه اساسنامه که تمام صفحات آن تمام مؤسسین امضاء می گردد و در صورت جلسه مجمع عمومی مؤسسین مدیران و صاحبان امضاء مجاز تعیین می گردد مؤسساتی که فعالیت آنها مشمول بند الف ماده 2 آئین نامه اصلاحی ثبت تشکیلات و مؤسسات غیر تجاری شود(ماده 2 بند الف مؤسساتی که مقصود از تشکیل آن جلب منافع و تقسیم آن بین اعضاء خود نباشد) بر طبق بند ه ماده 6 همان آئین نامه باید از شهربانی مجوز دریافت نماید .
کارشناس تأسیس همزمان محتویات و مدارک شرکت را با توجه به نوع آن چک می کند علاوه بر آنکه منع قانونی نداشته باشد موظف است تمام محتویات پرونده را نیز در داخل سیستم چک کند
مراحل اداری :
متقاضی پس از آنکه تصمیم به ثبت هر یک از انواع شرکت را گرفت،به حسابداری اداره مراجعه می کند و مدارک شرکت مورد نظر را خریداری و به ترتیبی که در فوق اشاره شد،کامل می کند و تمام مدارک را در داخل یک پوشه پانچ می کند. متقاضی دوباره به حسابداری مراجعه می کند و فیش تعیین نام را دریافت و به شعبه بانک ملی اداره که فقط برای امور ثبتی اختصاص دارد مراجعه و فیش تعیین نام را پرداخت می نماید مؤسسات و شرکت های تعاونی فاقد فیش تعیین نام می باشند. متقاضی نامهای درخواستی خود را بر روی برگه ای می نویسد و بعد پرونده را به کارشناس بررسی کننده پرونده تحویل می دهد کارشناس پرونده را از نظر محتویات و کامل بودن مدارک چک می کند و بعد پرونده در اختیار کاربران کامپیوتر قرار می گیرد . کاربران کامپیوتر تمام محتویات پرونده شامل مشخصات اساسنامه،شرکت نامه،تقاضانامه و صورت جلسات را وارد سیستم می کنند بعد از آنکه محتویات مدارک وارد سیستم شد به متقاضی کد درخواست داده می شود که دستیابی به محتویات پرونده در قسمت های مختلف اداری از طریق وارد کردن کد درخواست امکان پذیر است.
همکاری
متقاضی همراه با پرونده به واحد تعیین نام مراجعه می کند و کارشناس تعیین نام پس از جستجو در کامپیوتر نام های درخواستی متقاضی را جستجو می کند. به ترتیب اولویت یکی از نام ها را برای او تعیین می کند در این قسمت کارشناس پرونده مشخص می شود و محتویات پرونده از طریق کامپیوتر برای کارشناس تأسیس ارسال می گردد و همزمان متقاضی نیز با اصل پرونده به کارشناس مربوطه مراجعه می نماید .کارشناس تأسیس همزمان محتویات و مدارک شرکت را با توجه به نوع آن چک می کند علاوه بر آنکه منع قانونی نداشته باشد موظف است تمام محتویات پرونده را نیز در داخل سیستم چک کند که مبادا در فعالیت شرکت و محتویات غلط املائی داشته باشد ریاست، اعضاء، میزان سرمایه و سهام و یا سهم شرکت با اوراق مغایرت نداشته باشد.
مؤسساتی که فعالیت آنها مشمول بند الف ماده 2 آئین نامه اصلاحی ثبت تشکیلات و مؤسسات غیر تجاری شود(ماده 2 بند الف مؤسساتی که مقصود از تشکیل آن جلب منافع و تقسیم آن بین اعضاء خود نباشد) بر طبق بند ه ماده 6 همان آئین نامه باید از شهربانی مجوز دریافت نماید
اگر ایرادات در محتویات داخل سیستم مشاهده شود کارشناس ایرادی می زند و متقاضی  مراجعه می کند  که نواقص و ایرادات را رفع کند و دوباره برای کارشناسی ارسال نماید در این قسمت است که اگر نوع شرکت سهامی خاص باشد متقاضی برای تهیه گواهی بانکی باید اقدام کند و اگر سهامی عام باشد کارشناس اجازه پذیره نویسی را صادر می کند همچنین اگر موضوع فعالیت نیز احتیاج به مجوز داشته باشد توسط کارشناس استعلام صادر می شود . درغیر این صورت مراحل اداری انجام می گیرد. مراحل اداری موارد فوق منوط به تهیه مدارک و طی شدن مراحل خود را دارد. هر گاه کارشناسی منع قانونی در پرونده را مشاهده نکرد. آگهی تأسیس را از طریق سیستم صادر می کند؛« قبل از مکانیزه شدن واحد تأسیس آگهی تأسیس بررسی اوراق خاص توسط کارشناس تهیه می گردید.» و آن را تأیید می کندو متقاضی را به اتاق رئیس اداره برای گرفتن امضاء راهنمایی می کند. همزمان محتویات پرونده نیز از طریق کامپیوتر برای رئیس اداره ارسال می شود. بعد از تأیید رئیس محتویات پرونده از طریق سیستم برای کارشناسی عودت داده می شود.
همکاری
کارشناس یک نسخه از تمام مدارک ثبتی را مهر نسخه اداره می زند،حق ثبت شرکت را نیز با توجه به میزان سرمایه شرکت تعیین می نماید  از طریق سیستم صحت مدارک ارسالی را تأیید به حسابداری ارسال می نماید در حسابداری حق ثبت،حق الدرج آگهی شرکت در روزنامه کثیرالانتشار اخذ می گردد برای محتویات پرونده به قسمت ثبت دفاتر مراجعه نماید مدارکی را که مهر  اداره را دارد  در داخل پرونده جداگانه ای همراه با آگهی تأسیس قرار دهد. و به مسؤول ثبت دفاتر تحویل می دهد در این قسمت است که به شرکت شماره ثبت داده می شود مشخصات و محتویات در دفاتر مخصوص ثبت می شود ذیل دفتر توسط فردی که مجاز به امضاء آن است امضاء می شود و آگهی تأسیس در قسمت دبیرخانه مهر و شماره می شود و یک نسخه از آگهی تأسیس به متقاضی برای درج در روزنامه رسمی داده می شود و از هر یک از مدارک یک نسخه به متقاضی داده می شود مهر اداره برای آن زده می شود و به این ترتیب شرکت به ثبت می رسد .